Eficiência, Eficácia e o profissional de Logística.

Tenho observado há algum tempo em discussões com colegas de trabalho, professores e outros profissionais ligados a área de Gestão Empresarial e Logística, como as pessoas têm dificuldade em entender os conceitos de eficiência e eficácia. Alguns até arriscam utilizar aquelas frases de efeito dizendo que eficácia é “Fazer a coisa certa” e eficiência é “Fazer certo as coisas”. Na verdade, essas duas formas de expressar estes conceitos só confundem àqueles que não conhecem o conceito. Por isso, o objetivo deste artigo é discutir o conceito de eficiência e eficácia com base em referenciais teóricos que podem balizar uma discussão sobre a aplicação do assunto na área de gestão empresarial, e também nos assuntos relacionados com a logística. Além do mais, é preciso entender o conceito correto das palavras relacionadas com a nossa atividade profissional, imagine um médico que não conhece os conceitos corretos relacionados com seu trabalho!Para essa discussão, vamos utilizar como referencial teórico a norma ISO 9000:2000, que é a norma que tem o objetivo de esclarecer as terminologias utilizadas nos sistemas de Gestão da Qualidade que a utilizam como referência para certificação. Quando temos uma dúvida sobre uma determinada expressão que aparece nesta norma, que é a norma de requisitos, procuramos nela o vocabulário correto e seus significados.

Vamos começar pelo conceito de eficácia, utilizando o conceito descrito na Norma NBR ISO 9000. Segundo a ISO 9000 (2000, p. 11), eficácia é “extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados são atingidos.” Para Laugeni & Martins (2005), eficácia é uma medida que mostra o quão próximo se chegou dos objetivos previamente estabelecidos. Ou seja, eficácia nada mais é do que uma medida que relaciona aquilo que foi planejado e o quanto foi realizado. Todos os processos, sub-processos e atividades que compõe a atividade de uma empresa são projetados para atingir alguns objetivos específicos. Se esse processo é gerenciado de forma que ele consiga atingir os objetivos estabelecidos pelos seus indicadores, o processo pode ser considerado eficaz, pois como a própria definição da norma diz, os resultados planejados foram atingidos. Portanto, ser eficaz é atingir um conjunto de objetivos estabelecidos.

Você pode definir o seu nível de eficácia diário. Por exemplo, você definiu que deveria realizar algumas atividades no dia, e realmente as realizou , você foi eficaz. À medida que as atividades que você planejou não são realizadas, seu nível de eficácia diminui.

Olhando a gestão de um processo, sub-processo ou atividade, sob outro prisma, não podemos apenas nos preocupar com os resultados alcançados. Esse outro prisma é tratado pela Eficiência. Citando a norma ISO 9000 (2000, p. 11), eficiência é a “relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.” Eficiência é uma relação entre o que faço e quanto eu utilizo de recursos para fazer. Todo processo, para funcionar, precisa de recursos para atingir os resultados esperados. Eficiência nada mais é do que uma relação entre esses recursos necessários e que são colocados à disposição para que um processo ou atividade funcione e as saídas, produção ou resultados atingidos pelo processo. Quanto você consegue fazer com os recursos disponíveis? Esse é o objetivo de medir a eficiência, qual a relação entre os gastos de um processo ou atividade e o que se consegue fazer efetivamente com esses recursos. Em resumo, podemos dizer que é a competência ou capacidade de utilizar os recursos disponibilizados.

Eficiência x Eficácia

Para realizar um trabalho que alcança a excelência, precisamos ser eficientes e eficazes, ou seja, gastar bem o dinheiro disponibilizado e alcançar os objetivos pretendidos. Todo profissional a frente da gestão de um processo ou atividade dentro de uma organização tem esse desafio: ser eficiente e eficaz. É fato que muitas empresas sacrificam a eficácia para conseguir a eficiência, porém esse não é o melhor método de gestão. É preciso saber equilibrar eficiência e eficácia para atingir os objetivos organizacionais e utilizar com sabedoria os recursos disponibilizados nas diversas atividades da empresa.

A Logística e sua interação com a Eficiência e a Eficácia

Proponho uma reflexão sobre o conceito de logística e a sua relação com os conceitos de eficiência e eficácia. De acordo com o Conselho de Gestão da Logística (apud Bowersox et al, 2006, p.22) Logística pode ser definida da seguinte forma: “A Logística é o processo de planejamento, implementação e controle da Eficácia, da Eficiência do fluxo e estocagem de mercadorias, serviços e informações relacionadas desde o ponto de origem ao ponto de consumo pela razão de estar de acordo com as necessidades do cliente”. Perceba que o próprio Conselho de Gestão Logística já trata da eficácia e da eficiência como medidas de avaliação do trabalho que concerne a área de logística.

Se quisermos analisar outro conceito de logística, agora definido por Balou (2007, p.24), “a logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como todos os fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.” Quando o autor descreve no conceito a frase “níveis de serviço adequados”, ele está tratando da eficácia, pois esse é um dos objetivos do processo logístico. Agora, quando o autor sugere que isso seja realizado “a um custo razoável”, trata–se da eficiência, pois os objetivos estabelecidos precisam ser realizados utilizando os recursos de forma econômica.

Podemos observar que, apesar das pequenas mudanças no conceito de logística empresarial, os autores sempre tratam de dois critérios fundamentais de qualquer processo: a eficiência e a eficácia. Ao definir logística empresarial, Balou trata, entre outras coisas, do nível de serviço adequado (eficácia) e a um custo razoável (eficiência). O conceito de Logística está diretamente associado com os dois objetivos de qualquer processo, eficiência e eficácia. Alcançar os objetivos estabelecidos e utilizar os recursos aplicados no processo de forma que haja uma maximização das saídas do processo. Este é o desafio.